Employee Self Service, satu dari sekian fitur andalan tim HR yang wajib ada di aplikasi HRIS. Bisa dibilang, fitur berbasis cloud ini akan mengurangi beban pekerjaan tim HR. Jadi, karyawan dengan mudah bisa mengakses informasi pribadi dan melakukan tugas administratif secara mandiri. Mulai dari edit atau perbarui data pribadi, pengajuan cuti, klaim reimbursement, review kehadiran, dan lainnya.
Selain itu, proses yang sebelumnya perlu birokrasi dan dokumen fisik kini dapat dilakukan secara digital lewat fitur ESS. Karena berbasis online, karyawan bisa mengakses platform HRIS dari smartphone, laptop, PC atau perangkat yang terhubung ke internet. Bak simbiosis mutualisme, Employee Self Service akan menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan, khususnya tim HR.
Manfaat Employee Self Service bagi Karyawan
Kemudahan Akses dan Fleksibilitas:
ESS memudahkan karyawan mengakses informasi serta melakukan tugas administratif kapan saja dan dimana saja. Mereka bisa melakukannya lewat smartphone atau komputer yang terhubung ke internet. Jadi, karyawan gak harus datang ke kantor atau bergantung pada HR.
Meningkatkan Keterlibatan dan Kepuasan:
Karyawan punya partisipasi dan kontrol lebih besar atas proses HR. Seperti penilaian kinerja, mengikuti pelatihan, dan memberikan umpan balik secara langsung lewat sistem. Dengan begitu, kepuasan kerja dan loyalitas karyawan pada perusahaan akan meningkat.
Menyesuaikan Kebutuhan Individu:
Fitur ESS memungkinkan karyawan menyesuaikan pengaturan kerja sesuai kebutuhan pribadi, seperti pilih jadwal kerja dan shift. Fitur ini meningkatkan kepuasan karyawan dengan memberikan fleksibilitas dalam mengelola pekerjaan mereka.
Mendukung Transparansi:
Karyawan punya akses langsung dan transparan terhadap data dan kebijakan HR. Sehingga keterbukaan ini bisa meningkatkan kepercayaan karyawan dan sense of belonging mereka terhadap perusahaan.
Manfaat Employee Self Service bagi Perusahaan
Mempermudah Aktivitas HR :
Beban kerja tim HR berkurang karena sebagian tugas administratifnya dapat dialihkan kepada karyawan. Proses seperti pengolahan payroll, pengiriman slip gaji, dan pengelolaan absensi yang sebelumnya butuh banyak waktu dan tenaga, kini dapat dilakukan dengan lebih efisien melalui sistem ESS.
Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi :
Berkurangya pekerjaan administratif manual, menjadikan pengeluaran operasional perusahaan lebih efisien. Tim HR bisa fokus pada tugas strategis lain, seperti pengembangan skill dan potensi SDM.
Hemat Biaya :
Penggunaan ESS akan mengurangi biaya pemakaian kertas dan penyimpanan dokumen fisik. Sistem digital mengurangi kebutuhan akan dokumen cetak dan meminimalkan penumpukan dokumen, yang pada akhirnya menghemat biaya operasional.
Mengurangi Human Error :
Dengan otomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, ESS membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan data. Data yang diperbarui secara otomatis mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan memastikan akurasi informasi.
Keamanan Data:
ESS meningkatkan keamanan data karyawan dengan menyimpannya dalam sistem cloud yang terenkripsi. Ini mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan data akibat bencana atau kesalahan teknis, serta memastikan data tetap aman dan terlindungi.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian tadi, kesimpulannya bahwa fitur Employee Self Service menjadi alat yang sangat berharga dalam pengelolaan SDM modern. Fitur ESS bukan hanya akan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan tetapi juga mampu memperbaiki pengalaman kerja karyawan. Dari sisi karyawan, integrasi ESS dalam aplikasi HRIS akan memberikan kontrol dan fleksibilitas terhadap data pribadi mereka.
Sementara dari sisi perusahaan, fitur Employee Self Service bisa mengurangi beban pekerjaan administratif tim HR yang berhubungan juga dengan pengeluaran operasional. Dengan begitu, perusahaan bisa menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan, dan efisien.
Selain mengembangkan platform HRIS sendiri, Anda juga berkolaborasi dengan pihak ketiga. Tak sedikit penyedia layananan HRIS siap pakai yang menawarkan fitur menarik dan diperlukan oleh tim HR. KelolaHR by Vascomm salah satunya, yang sudah mengembangkan 60 lebih fitur.
Beberapa fitur utama KelolaHR by Vascomm seperti fitur pengelolaan karyawan, absensi, manajemen kerja, sistem payroll, inventaris, dan lainnya. Untuk memberi gambaran lengkap sekaligus pengalaman langsung, Anda bisa melakukan uji coba platform nya gratis di laman KelolaHR atau bisa klik disini