Mengelola tim jarak jauh punya tantangan tersendiri. Apalagi saat momen pandemi Covid-19 lalu. Meski pandemi berlalu, pola kerja jarak jauh atau remote working malah semakin populer dan jadi tren baru di masyarakat, utamanya bagi Gen Z dan Millennial. Merespon perubahan tren ini, sebagian perusahaan menerapkan pola remote working dan sistem hybrid.
Perubahan pola kerja remote ternyata jadi tantangan baru seorang project manager. Mereka diharapkan bisa beradaptasi cepat dalam pengelolaan tim project yang bekerja dari jarak jauh. Untuk memaksimalkan pengelolaan project, Kita perlu mengurai apa saja keuntungan sekaligus tantangan yang muncul ketika mengelola tim jarak jauh.
Keunggulan punya tim jarak jauh
- Akses terhadap talenta dalam skala global
Tidak adanya batas geografi dalam rekrutmen memberi kesempatan untuk mendapatkan talenta lebih banyak. Rekrutmen global juga memungkinkan perusahaan mendapat talenta dengan beragam skill dan pengalaman. Jadi, keberagaman tadi mendorong solusi inovatif. Makin banyak talent perusahaan, project manager alias PM akan lebih mudah memilih talent yang sesuai dengan kebutuhan project.
- Efisiensi biaya
Perusahaan yang menerapkan sistem remote working tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk biaya operasional bulanan, ruang kerja, dan tools yang diperlukan saat di kantor. Sehingga perusahaan bisa mengalokasikan budgeting untuk kebutuhan lain.
- Produktivitas meningkat
Salah satu manfaat terbesar dari remote working adalah meningkatkan produktivitas tim. Alasannya, pertama karyawan tidak menghabiskan waktu untuk perjalanan ke kantor, tapi mengalokasikannya untuk menyelesaikan proyek. Kedua, karyawan punya kontrol penuh terhadap lingkungan saat bekerja di rumah. Mereka bisa menciptakan lingkungan yang kondusif dan nyaman tanpa distraksi.
- Work life balance
Sistem kerja jarak jauh memungkinkan karyawan bisa mengatur jadwalnya sendiri. Budaya kerja yang fleksibel juga akan menciptakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi karyawan.
Tantangan mengelola tim jarak jauh
Selain memberi banyak keuntungan, seperti fleksibilitas dan akses ke talenta global, mengelola tim jarak jauh juga menghadirkan berbagai tantangan unik. Berkoordinasi dengan tim nyatanya punya tantangan sendiri, apalagi jika tim nya tersebar di berbagai lokasi. Berikut termasuk beberapa tantangan utama yang mungkin akan dihadapi oleh PM ketika harus mengelola tim jarak jauh:
- Komunikasi yang terbatas
Perbedaan lokasi geografis antar pekerja menyebabkan proses komunikasi tidak bisa dilakukan secara tatap muka langsung. Sebaliknya, mereka berkomunikasi dan melakukan koordinasi lewat rapat virtual dan chatting. Hal ini terkadang menyebabkan waktu berinteraksi antar anggota tim jadi terbatas.
- Penjadwalan jadi lebih sulit
Penjadwalan meeting dan diskusi menjadi lebih rumit karena perlu mencocokan jadwal dari tiap pekerja jarak jauh. Terlebih lagi kalau ada yang berbeda zona waktu.
- Ketergantungan terhadap teknologi
Pekerjaan jarak jauh sangat bergantung pada teknologi dan internet. Jika terjadi kendala pada koneksi internet akan membuat karyawan sulit dihubungi.
- Keterlibatan dan motivasi tim
Kurangnya interaksi sosial secara langsung di kantor terkadang membuat hubungan antar karyawan tidak terbentuk sehingga dapat berpengaruh pada semangat kerja. PM juga akan kesulitan dalam membangun budaya tim yang kuat.
Strategi mengelola tim jarak jauh
Meski muncul beberapa tantangan, bukan berarti PM tidak punya solusi untuk mengatasinya. Bukankah setiap masalah pasti ada solusinya? Nah, berikut, beberapa hal yang bisa PM lakukan dalam mengelola tim jarak jauh.
- Pemilihan teknologi yang tepat
Untuk memaksimalkan kemampuan anggota tim, pemilihan alat dan teknologi menjadi sangat penting. Aplikasi atau tools dapat meningkatkan produktivitas, kolaborasi dan pengalaman bekerja. Beberapa aplikasi yang bisa digunakan oleh tim remote working seperti:
- Chat ( Discord, Whatsapp, slack)
- Video Conference (Google meet , Teams. Zoom)
- Project Management (Redmine, asana , trello)
- Dorong komunikasi lebih intens
Komunikasi menjadi aspek penting dalam mengelola tim jarak jauh. PM harus memastikan informasi yang diterima tim itu jelas dan tepat. Dia juga perlu memastikan komunikasi antar anggota tim berjalan baik. Ada beberapa cara untuk mendorong komunikasi lebih intens antar anggota tim, yaitu:
- Mengadakan pertemuan rutin untuk membahas planning project dan review hasil pekerjaan
- Memanfaatkan saluran komunikasi yang sudah disepakati
- Memastikan penyampaian informasi terkait project dapat diterima dan diakses oleh semua anggota tim
- Tetapkan target dan tujuan kerja yang jelas
PM perlu memastikan target dan tujuan project sudah diketahui oleh semua anggota tim yang terlibat. Sehingga, anggota tim punya gambaran jelas tentang gambaran project yang akan dikerjakan.
- Penetapan peraturan dalam kerja jarak jauh
Perlu diterapkan kebijakan kerja jarak jauh yang harus dijalankan oleh anggota tim untuk memaksimalkan proses kerja jarak jauh, seperti:
- waktu kerja
- Jadwal kegiatan sprint review dan sprint planning
- waktu agenda daily report
- Saluran komunikasi
- Rencana jadwal rapat lebih mudah diakses
Informasi terkait berbagai kegiatan seperti rapat harus bisa diakses dengan mudah oleh anggota tim. Opsinya bisa dengan memanfaatkan teknologi seperti google calendar ataupun tools project management.
- Melakukan daily report
Kegiatan daily report bertujuan untuk mengetahui progres pekerjaan serta kendala yang dihadapi. Jika terjadi kendala selama proses pengerjaan, tim bisa fokus mencari solusi dengan cepat dan tepat.
